Come rendere le riunioni più brevi (per davvero)

Omar L. Gallaga

Se svolgi un tipico lavoro d'ufficio, anche da remoto, probabilmente trascorri più tempo di quanto vorresti nelle riunioni. L’anno scorso, un sondaggio condotto dalla società di customer engagement Dialpad ha rilevato che l’83% dei 2.800 intervistati ha affermato di trascorrere dalle quattro alle 12 ore settimanali in riunioni. Se sei un fondatore o un dirigente, quel tempo potrebbe aumentare fino a più di 20 ore.

Nessuno potrebbe biasimarti per essere esausto. Che siano virtuali o di persona, le riunioni richiedono concentrazione e possono essere faticose, soprattutto per gli introversi che non sono stimolati dalle interazioni con i colleghi.

A meno che la tua azienda non prenda la posizione coraggiosa di eliminare tipi di riunioni, come Shopify ha affermato di aver fatto all'inizio di quest'anno, è improbabile che tu possa evitarli del tutto. Ma puoi almeno provare a accorciarli, soprattutto se sei l'organizzatore. Le riunioni dei lavoratori sono in genere troppo lunghe, rallentate dai problemi di Zoom, dalle chiacchiere inutili e dalla mancanza di un programma chiaro.

Nessuna strategia è perfetta, ma ecco alcune idee per ridurre il tempo in cui sei costretto a incontrare l'inferno.

Se sei l'organizzatore della riunione, valuta la possibilità di eliminare riunioni di un'ora o 45 minuti, a meno che non siano cruciali per la missione o coinvolgano molti team che presentano aggiornamenti. Chiediti: possiamo fare tutto in 30 minuti? Che ne dici di 15? Non impegnarti troppo nel tempo che metti da parte nel calendario.

Prima di inviare l'invito, chiediti: "Tutte queste persone devono essere presenti a questa riunione?" Se necessario, puoi sempre integrare coloro che non sono presenti con un breve aggiornamento. Anche le riunioni con troppi partecipanti probabilmente dureranno più a lungo.

La persona che ha organizzato l'incontro dovrebbe condurre la discussione ed essere attenta a mantenerla nei tempi previsti. Se sei tu e non è il tuo punto forte, incarica qualcun altro di condurre la riunione. Non avere un incontro senza nessuno responsabile; è un ottimo modo per vagare e andare troppo a lungo.

Jeremy Bianco

Emily Mullin

Personale CABLATO

Will Cavaliere

La chiusura dovuta alla pandemia ha reso Zoom uno strumento che quasi tutti hanno dovuto iniziare a utilizzare, dai CEO agli studenti delle scuole primarie. Ma stranamente, le persone non sembravano migliorare molto nella navigazione tra i numerosi pulsanti di controllo di Zoom e nel far funzionare l'audio. È il 2023 e le riunioni sono ancora guastate da "Mi senti? Sono disattivato?"

Fai sapere ai partecipanti in anticipo che la sala riunioni virtuale aprirà 10 minuti prima per un periodo di grazia "fai funzionare il microfono e la fotocamera". Se possibile, chiedi a qualcuno nella sala riunioni di aiutarti a risolvere questi problemi.

Sii coerente con la piattaforma virtuale che utilizzi per le riunioni. Il passaggio da Zoom a Microsoft Teams a Google Meet introduce più variabili che possono portare a ritardi.

Per tutti i tipi di riunioni, assicurati che ci sia un ordine del giorno. Niente fa durare più a lungo una riunione della mancanza di azioni da intraprendere e di conversazioni senza scopo.

E a proposito di conversazione, metti un limite di cinque minuti (o meno) alle chiacchiere. Se una squadra non si incontra da un po', alcuni convenevoli vanno bene, ma non lasciare che ciò rovini l'agenda. Per le riunioni regolari, chatta sui social fino a dopo la riunione.

Se i partecipanti si sentono affrettati e sono restii all’idea di riunioni più brevi, ricorda loro che il tempo è denaro. Puoi trovare diversi "Quanto ci costa questo incontro?" calcolatori che ti daranno un'idea di quanti soldi sprecano le riunioni lunghe.

Come per le riunioni completamente virtuali, valuta la possibilità di aprire la sala riunioni online e lo spazio di persona con 5-10 minuti di anticipo e chiarire in anticipo che le riunioni ibride non verranno messe in pausa per consentire a coloro che sono online di organizzarsi.

È difficile regolare le distrazioni delle persone quando non sono nella stanza, ma per chiunque partecipi di persona, considera l'adozione di una politica di "nessuna distrazione telefonica" durante le riunioni. I telefoni vengono messi a tacere e messi da parte tranne che per le emergenze. Invece di dare alle persone una scusa per prendere i loro dispositivi mobili per guardare la tua agenda, valuta la possibilità di stamparla. A nessuno piace sprecare carta, ma potrebbe valere la pena distogliere gli occhi dalle persone dallo schermo.